Actualités & Conseils : LA méthode VSM pas à pas & apprendre à conduire le changement - Cadeau à télécharger !
#18 : Faire une VSM, toutes les étapes concrètes & conduire le changement avec le sport.
Bonjour à toutes et tous !
Whouaou ! Quelle semaine ! Beaucoup l’on vu, cette semaine a été riche et intense !
Pourquoi ?
Nous avons sorti notre premier webinar ! Oui, oui, THE first one !
Vous l’avez manqué ? Pas de soucis, accédez au replay dès maintenant :
Vous y trouverez un cadeau EX-CLU-SIF : Un guide pratique de +50 pages destiné aux industriels 🎁
Ce nouveau format est pour nous le moyen d’apporter un peu plus d’humain et d’interaction avec vous. Cela fait déjà un moment que nous partageons tout notre savoir et nous voulions profiter d’un moment pour vous dérouler un exemple de ce que l’on fait et surtout du comment, en Live !
D’ailleurs, vous êtes maintenant 595 lecteurs hebdomadaires à nous lire. Merci !
Sans plus attendre, ce que vous allez apprendre aujourd’hui :
La question de la semaine ⭐
Les actualités de la semaine passée 👌
LA méthodologie pour réussir sa VSM pas à pas 🏭
Comment s’inspirer du sport dans la gestion du changement ⚽
⏱️ Temps de lecture : 15 minutes. Mais tout lire n’est pas obligatoire. Piochez ce qui vous intéresse !
La question de la semaine (nouveau) ⭐
⏱️Temps de lecture : 1 minute.
La question de la semaine est celle de Daniel !
Hello la team Pulsa,
Je suis en train de réaliser ma première résolution de problème et j'ai un question pour reste en suspens.. Que choisir entre 5M, 6M ou 7M pour mon diagramme d'Ishikawa ? J'ai l'impression que chacun a sa propre méthode et je ne sais pas laquelle est la meilleure. Pouvez-vous m'aider ?
Merci pour toute la valeur que vous apportez, continuez comme ça.
Daniel
Bonjour Daniel !
Merci pour votre message et pas de panique, c’est une question que l’on nous pose souvent en formation 😉
Dans 70% des cas, la majorité des personnes vont parler de 5M. C’est le plus répandu.
Pour savoir lequel choisir, il faut revenir aux bases. Se poser une question simple : De quoi avez-vous besoin pour produire un objet ?
Je vous donne un exemple, car c’est de ce constat que le diagramme d’Ishikawa, en arrêtes de poissons a été réfléchi.
Imaginons que je veux produire, une chaise.
De quoi j’ai besoin ?
Des machine pour fabriquer et transporter.
De la matière à transformer.
Un milieu, autrement dit un endroit où produire : entrepôt, secteur…
De la main d’oeuvre.
Des méthodes de travail.
Parfois, la mesure de votre problème est un élément critique à prendre en compte dans votre analyse. C’est ici que s’ajoute le 6ème M.
Quant au 7ème, le “Management” est un rappel que vous souvenir que les problèmes apparaissent aussi à cause d’une structure managériale pas suffisamment robuste, agile ou autonome.
Pour le moment, faites simples, tous ces “M” sont un moyen simple de ne pas oublier une cause dans votre analyse. Le 5M est suffisant pour la majorité des cas.
Mais pour que ce soit encore plus simple, nous avons préparé pour vous, un tuto avec un template exclusif pour lancer votre première résolution de problème, ça se passe ici 👇
À la semaine prochaine pour 1 question, 1 réponse , 1 minute !
Les actualités à ne pas manquer👌
⏱️Temps de lecture : 3 minutes
Cette semaine l’IA est plus que dans les discussions. Entre investissements et des CA qui explosent, voir les actus de la semaine à ne pas manquer 👇
🚀 NVIDIA a affiché un chiffre d'affaires impressionnant de 26 milliards de dollars au premier trimestre 2024, surpassant les attentes avec une augmentation annuelle de 262%.
🍼 Danone investit 70 millions d'euros dans son usine de Steenvoorde pour installer une nouvelle ligne de production dédiée à la nutrition médicale, destinée aux personnes âgées et certains malades du cancer, utilisant la technologie avancée déjà appliquée au lait infantile.
🌾 La minoterie de Courçon, en Charente-Maritime, reprend du service avec un investissement de 8,5 millions d'euros pour reconstruire le moulin détruit par un incendie, permettant de doubler sa production annuelle de farine à 5000 tonnes.
🧪 Zach System investit 86 millions d'euros en Anjou pour agrandir ses installations de R&D et de production, répondant aux demandes croissantes de l'industrie pharmaceutique.
💼 EDF annonce le recrutement de 20,000 nouveaux salariés pour 2024, dont 10,000 CDI, visant à soutenir ses projets dans le nucléaire et les énergies renouvelables.
🚀 Thales Alenia Space et The Exploration Company ont été sélectionnés par l’Agence spatiale européenne pour fournir des services de transport de fret pressurisé vers l'ISS à partir de 2028.
🧠 La start-up H, spécialisée en IA, a levé 220 millions d'euros pour développer des modèles d'action augmentant la productivité des travailleurs.
🤖 Emmanuel Macron annonce un investissement de 400 millions d'euros pour former 100,000 spécialistes en IA chaque année en France, visant à maintenir la compétitivité du pays dans la technologie mondiale.
🚲 Arcade Cycles a ouvert une nouvelle usine en Vendée avec un investissement de 17 millions d'euros, permettant la production annuelle de 120,000 vélos.
🚎 Alstom a signé un contrat de 700 millions d'euros pour fournir et maintenir 54 tramways en Israël, renforçant sa présence dans le secteur des transports légers.
🚗 Renault Sandouville s'apprête à augmenter son effectif à 3,000 salariés pour produire la nouvelle génération de véhicules électriques, ajoutant 550 emplois.
🔋 Bolloré annonce que la construction de sa gigafactory sera à Mulhouse, projet prévu pour créer 1,500 emplois et renforcer l'industrie des batteries en France.
🛠 Suivit-BCM investit 3,7 millions d'euros pour moderniser son usine à Villedômer, répondant aux besoins de l'armée française avec des installations de haute précision.
🧬 AstraZeneca investit 1,5 milliard de dollars dans une nouvelle usine à Singapour pour augmenter la production de médicaments oncologiques, renforçant son engagement dans la lutte contre le cancer.
🚴 Arcade Cycles investit 17 millions d'euros dans une usine en Vendée pour augmenter sa production à 120,000 vélos par an, ciblant un chiffre d'affaires de 100 millions d'euros d'ici 2030.
LA méthodologie pour réussir sa VSM pas à pas 🏭
⏱️Temps de lecture : 6 minutes.
Tous les points apparaissant en 🔵 correspondent aux actions que vous devez mener sur chaque sujet.
Bon… cette semaine nous allons parler d’un outil a-do-ré par la Team Pulsa : la VSM.
Parce que oui animer une VSM est toujours un moment de partage très intéressant pour les équipes, comme pour le management et comme pour le consultant d’ailleurs.
On y apprend beaucoup et on s’aligne sur un constat commun avant d’enclencher la suite : la transformation, la vraie !
Bref, la VSM est connue par beaucoup et redoutée par certains. Car c’est un outil à ne pas prendre à la légère pour assurer son succès.
Sans ça, vous ferez “un workshop de plus parmi tant d’autres”.
Il faut respecter certaines étapes et être suffisamment rigoureux pour ne pas partir dans des débats sans valeur ajoutée pour le groupe. (vous le verrez l’un de vos rôles sera de cadrer le groupe 😉).
La VSM, C’est quoi ? C’est quand ? C’est pour qui ?
La VSM c’est Value Stream Mapping (en anglais). Et plus concrètement ça veut dire quoi ? Et bien, ça veut dire Cartographie de la Chaine de Valeur.
En d’autres termes, vous posez sur papier un processus choisi qu’il soit physique ou informatique. Voir même les deux !
C’est un projet qui implique plusieurs départements et beaucoup d'étapes, qui avec ça vous aurez une vision de la situation actuelle de vos flux.
Et surtout elle va vous permettre de réunir tous les acteurs et de les impliquer à construire tous ensemble cette cartographie de la situation actuelle, pour mettre en évidence les problématiques et les tâches à faible valeur ajoutée de votre processus.
Qui peut s’en charger ?
Un Green Belt fera parfaitement l’affaire. Il apprend au cours de sa formation à animer une VSM avec un groupe de travail.
Comment s’y prendre concrètement ?
Pour vous faciliter la tâche, nous avons résumé pour vous cette méthodologie en 10 étapes. Si vous déroulez ses étapes pas à pas, vous vous en sortirez (promis ❤️)
Alors prêts à refaire la tapisserie ?
Étape 1 : Cadrez votre chantier VSM
Avant même de poser un post-it, il y a des pré-requis à avoir. Vous devez fixez le cadre de votre projet VSM en impliquant les décideurs et les acteurs clés dès le début.
Pour ça :
🔵 Réunissez le sponsor et le pilote du projet pour définir les objectifs SMART.
🔵 Utilisez une feuille de cadrage pour formaliser le périmètre et les attentes du projet.
⚠️ Conseil #1 : Assurez-vous que le sponsor et le pilote soient activement impliqués et qu'ils disposent des informations nécessaires pour soutenir le projet.
⚠️ Conseil #2 : Une feuille de cadrage bien préparée est essentielle pour éviter les dérives du projet et maintenir le focus.
Étape 2 : Préparez les journées intensives VSM
Et non ! Toujours de post-it posé sur le mur. Nous sommes toujours en mode “prépa”. A présent, vous devez organisez des sessions de travail intensives pour plonger au cœur des processus.
🔵 Détaillez et personnalisez les agendas des journées de travail pour maximiser l'efficacité de chaque session. Voici un exemple d’agenda pour ce type de démarche :
🔵 Assurez-vous que tous les matériaux nécessaires sont prêts et disponibles (papier kraft, marqueurs, post-it).
⚠️ Conseil #2 : Engagez tous les participants en amont pour qu'ils soient prêts et informés des objectifs de chaque journée. Envoyez les invitations de toutes les journées dès maintenant pour éviter les problèmes de planification.
Étape 3 : Formez l’équipe mobilisée à la VSM
Enfin : c’est le grand jour. Le jour tant attendu par tout le monde. Vous êtes au complet, le sponsor est présent pour faire une belle introduction, tout y est. Mais toujours pas de post-it posé au mur (soyez patient) 😉
La première partie de cette première journée est de lancer une formation initiale pour harmoniser les connaissances et les attentes de tout le monde. Voici quelques tips :
🔵 Organisez un petit-déjeuner "Café-Chantier" pour introduire les concepts clés et renforcer l’esprit d’équipe.
🔵 Discutez des muda et autres gaspillages à identifier et à éliminer lors de la cartographie.
⚠️ Conseil #2 : Utilisez des exemples concrets pour illustrer les muda, rendant ainsi la théorie immédiatement applicable.
Étape 4 : Faites une macro cartographie sur le terrain
C’est la fin de la formation initiale. L’équipe est prêt, les post-its sont chaud et prêts à être posés sur le mur. MAIS ATTENTION ! Ne vous laissez pas tête baissée. Il faut que vous puisez savoir quelles sont les grandes étapes que vous allez cartographier.
C’est ici que nous parlons de macro VSM, pour mieux les comprendre grandes étapes du processus à cartographier.
🔵 Notez toutes les étapes clés et les interactions lors de la macro cartographie sur un paperboard avec l’équipe.
⚠️ Conseil #2 : Définissez bien les entrées/sorties du processus avec l’équipe pour ne rien manquer.
Étape 5 : Dessinez la situation actuelle (VSM)
Aller c’est le moment tant attendu, place aux post-its ! Capturez le flux de valeur actuel pour identifier les opportunités d'amélioration.
🔵 Découpez étapes par étapes sur du papier kraft toute les étapes de votre processus.
🔵 Questionnez l’équipe VSM sur les tenants de chaque étape. Vous devez avoir un seul mot à la bouche : POURQUOI ??
⚠️ Conseil #2 : Respectez les symboles pour ne pas perdre l’équipe et que tout le monde puisse relire la cartographie finale sans difficulté.
⚠️ Conseil #2 : Si vous vous sentez à l’aise, donner une partie du travail de rédaction des post-it à l’équipe pour vous concentrez sur l’animation de la journée et les mettre en action.
Étape 6 : Recueillez les données supplémentaires sur la VSM
Dans une VSM, vous allez devoir y apporter de la data pour donner du poids à votre cartographie. Allez approfondir votre compréhension du processus en collectant des données détaillées.
🔵 Organisez une collecte de données ciblée pour compléter l'information déjà obtenue durant la cartographie initiale.
🔵 Analysez les données pour déceler des tendances et des anomalies qui pourraient indiquer des points d'amélioration.
⚠️ Conseil #2 : Ne soyez pas le seul à vous lancer dans la collecte de données. Répartissez le travail avec le reste de l’équipe.
Étape 7 : Dessinez la situation cible (VSD)
Définissez le futur état désiré du flux pour orienter vos efforts de transformation. La vision passe avant le plan d’action ! C’est le vision qui vous aidera à écrire la feuille de route et pour ça :
🔵 Commencez par lister, avec l’équipe, les principes clés que la cible doit respecter (0 accident, 0 défaut…)
🔵 Projetez la VSM actuelle mise au propre sur un des murs et reprenez chaque étape de la situation actuelle. Utilisez l’outil ECRS pour chaque étape du flux et savoir si oui ou non l’étape est pertinente dans le fonctionnement désiré.
⚠️ Conseil #1 : Rappelez la légende utilisée lors de la situation actuelle pour les remettre dans le bain le jour venu.
⚠️ Conseil #2 : Utilisez les concepts du JIT (Just In Time) pour guider le groupe à prendre les bonnes décisions : lisser la production, mettre en place des flux continus, travailler les bords de ligne et le supermarché, produire au bon rythme, mettre en place le flux tiré, produire en juste à temps.
Étape 8 : Identifiez les actions à mener
Traduisez votre vision cible en un plan d'actions concrètes et réalisables. C’est ici que la feuille de route va prendre tout son sens. Déjà 7 étapes sont passées et vous allez enfin pouvoir :
🔵 Élaborez un plan d'actions détaillé à partir des différences entre la situation actuelle et la situation cible.
🔵 Priorisez les actions en fonction de leur impact potentiel et des ressources disponibles.
⚠️ Conseil #1 : Utilisez une matrice de priorisation pour aider à équilibrer l'effort et le bénéfice attendu de chaque action.
⚠️ Conseil #2 : Impliquez les parties prenantes clés dans cette étape pour garantir leur engagement et leur soutien.
Étape 9 : Formalisez le plan d’action
Documentez et communiquez le plan d'action à toute l’équipe ayant participer à la VSM et à votre direction pour assurer le suivi et l'engagement de la feuille de route définie. Quelques tips non exhaustifs pour réussir cette étape à ne pas négliger.
🔵 Définissez clairement les rôles et les responsabilités pour chaque action à entreprendre.
🔵 Établissez des échéances et des indicateurs de performance pour suivre les progrès et l'efficacité des actions.
⚠️ Conseil #2 : Programmez des réunions régulières de suivi pour maintenir l'élan et ajuster le plan si nécessaire. C’est un point important à discuter avec votre équipe projet pour aligner tout le monde sur le même rythme de travail.
Étape 10 : Action !
Mettez en œuvre votre plan d'action et commencez la transformation vers l'efficacité opérationnelle.
🔵 Lancez les initiatives approuvées et surveillez de près leur progression et leur impact.
🔵 Encouragez une culture de feedback continu pour permettre des ajustements rapides et efficaces.
⚠️ Conseil #2 : Célébrez les succès, même mineurs, pour maintenir un moral élevé et encourager l'implication continue.
Vous voulez un exemple ?
Nous avons préparés pour vous un exemple concret, réel et avec 100% de valeur ajoutée ! Pour l’obtenir, allez checker le replay de notre premier webinar “Améliorer les performances SQCD de votre usine 🏭”. A toute de suite de l’autre côté !
Cette méthodologie assure un déploiement réussi et tirera le maximum de bénéfices de votre investissement dans la GMAO.
Comment s’inspirer du sport dans la gestion du changement ⚽
⏱️Temps de lecture : 5 minutes.
Tous les points apparaissant en 🔵 correspondent aux actions que vous devez mener sur chaque sujet.
Adopter le changement nécessite l’implication de toute l’équipe, pas seulement de quelques leaders sélectionnés.
Parler de change peut vite devenir un combat d’idéologies sans actions concrètes à appliquer sur le terrain. Et vous le savez le “non concret” on aime pas ça.
Pourtant certaines fois, il en faut un peu. Apporter un peu de théorie permet aussi de soutenir un discours et d’y donner du poids.
Un moyen simple de faire adhérer les gens au principes et concepts du change management est l’analogie au sport. Car tout le monde a déjà fait du sport dans sa vie.
C’est un langage universel qui parle à tout le monde et on est tous capables de faire le parallèle avec le monde du travail.
C’est pourquoi aujourd’hui, nous vous proposons de plonger dans le monde du sport de haut niveau pour comprendre comment le change management est appliquer dans un milieu où le résultat drive tout 💪
(On en profite pour faire une petite dédicace à Charles Leclerc pour sa victoire de ce week-end 😉)
Le changement n'est pas une question de victoire ou de défaite, c'est une question de croissance et de réactivité
Lorsqu'il s'agit de transformation, beaucoup se réfèrent à l'équipe outsider qui se transforme et remporte le championnat, comme Leicester sur la saison 2015-2016. Ca avait littéralement choqué tout le monde.
Mais en affaires, le but du changement n'est pas de gagner ou de perdre. Il s'agit de grandir, d'ajouter de la valeur, de rester pertinent et de répondre à un environnement dynamique.
🔵 Chaque changement doit rendre votre organisation et vos employés plus aptes à gérer et à répondre aux changements futurs. Plutôt que de se concentrer sur la victoire, il est crucial de définir une vision claire et de préparer votre équipe à s'adapter.
Le changement prend du temps
On peut souvent penser que le changement prend trop de temps ou que les gens sont résistants au changement.
On veut passer directement à la fin, ce qui peut pousser à agir trop rapidement, à s'impatienter, à étiqueter les gens comme résistants, à ajouter de nouvelles personnes ou à en écarter d'autres. On essaie de précipiter le processus.
Cependant cette pression supplémentaire ne fait qu'empirer la situation et ralentir encore plus les efforts de changement. Le changement prend souvent plus de temps que ce que les leaders pensent ou voudraient. Il faut du temps pour que les gens lâchent prise et acquièrent la préparation nécessaire pour normaliser les nouvelles activités et comportements requis pour une durabilité à long terme.
🔵 Au lieu de pousser plus fort, il faut s'engager activement tout au long du processus, ajuster le temps et aligner le rythme avec la préparation des personnes adoptant les nouvelles activités et comportements.
Construire une base de connaissances et ses compétences pour faciliter le changement
Croire que naitre Leader est utopique, devenir Leader se construit dans le temps et les plus grandes athlètes ont forgés leurs aptitudes pour faciliter le changement.
Une leçon que les leaders peuvent tirer du sport est l'importance de la pratique et de l'apprentissage. Chaque entraîneur de chaque sport s'assure que chaque joueur consacre autant de temps à l'entraînement qu'au jeu.
Une leçon que les managers peuvent tirer du sport est de consacrer du temps et de l'espace à l'apprentissage de manière délibérée. En d’autres termes, il faut se former, pratiquer, se former, pratiquer, encore se former et encore pratiquer.
Quand une équipe ou un joueur ne performe pas bien, les entraîneurs redoublent souvent de temps d'entraînement. Revenir aux bases, s'entraîner davantage et avec plus de concentration pour augmenter les forces et diminuer les faiblesses. De nombreux leaders d'entreprise font le contraire. Lorsque les performances ne sont pas là, ils suspendent des activités ou éliminent les budgets de développement du leadership et des opportunités de formation.
Permettre un changement organisationnel sain et durable nécessite des leaders du changement compétents et qualifiés à tous les niveaux de l'organisation. Pour ça :
🔵 Il vous faut une structure managériale capable de communiquer la vision et de créer du rythme à tous les niveaux. La formation est un des leviers pour monter en compétences vos équipes et rendre autonomes certains managers de proximité.
Allez checker toutes nos formations ici 👇
Mais la formation seule ne suffit pas à obtenir les résultats souhaités ou à changer les comportements. Les gens ont également besoin de temps et d'espace pour pratiquer, apprendre et perfectionner leurs compétences.
Mais sans se poser la question : quelles compétences nos leaders, managers et employés ont-ils besoin pour naviguer dans cette situation ? Et les avons-nous ?
Vous êtes condamné à continuer d'obtenir les mêmes résultats.
Si vous voulez tout comprendre du Change Management, cliquez sur le lien vers le tuto complet : La conduite du changement 👇
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Parlez de nous à vos collègues 🤌
Parce que le savoir doit se partager, envoie cette newsletter à tes collègues. Ici, pas de théorie… que de la pratique.
A la semaine prochaine 🚀
Quoi qu’il en soit, on n’a qu’une hâte, c’est de vous faire découvrir toutes les pépites que l’on vous prépare :)
Bonne semaine à toutes et à tous.
L’équipe Pulsa.